Συλλογή, ταξινόμηση και καταχώριση πληροφορίας

1. Συλλογή Πληροφορίας

Σήμερα η εταιρεία διαθέτει μία έμπειρη ομάδα, η οποία τα τελευταία τέσσερα έτη, στα πλαίσια των δραστηριοτήτων της για το έργο λειτουργίας των ΚΕΠ, έχει εντοπίσει και αξιολογήσει όλες οι σχετικές δράσεις όλων των πηγών άντλησης πληροφόρησης.

Με βάση την εμπειρία αυτή είναι διαπιστωμένο ότι η διοικητική πληροφορία:
Α) κατά ένα αρκετά μεγάλο ποσοστό δημοσιεύεται στο Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ) (δομημένη πληροφορία) και
Β) κατά ένα μικρότερο ποσοστό βρίσκεται εντός των Δημοσίων Υπηρεσιών, Οργανισμών και Φορέων σαν "αδόμητη" πληροφορία, ειδικού ή τοπικού ή γεωγραφικού ενδιαφέροντος, που παρέχει πληροφόρηση στους Πολίτες καθώς και διευκρινήσεις, κατευθυντήριες οδηγίες κλπ στους υπαλλήλους των Υπηρεσιών.
Περαιτέρω η διοικητική πληροφορία χαρακτηρίζεται σαν "διαδικασία" όταν εμπεριέχει σχέση Διοίκησης – Πολίτη, δηλαδή έντυπο αίτησης που υποβάλλεται από τον Πολίτη, προκειμένου να ζητήσει κάποιο "προϊόν", ήτοι πιστοποιητικό, βεβαίωση κλπ.

2. Δομή κι Οργάνωση της Πληροφορίας

Βασικός γνώμονας στην σχεδιαστική, ή οργανωτική επιλογή όσον αφορά τα δεδομένα τον τρόπο δόμησης τους και τέλος τον τρόπο εμφάνισης τους είναι η ευκολότερη ξενάγηση – πλοήγηση του τελικού χρήστη και η παροχή κάθε δυνατής διευκόλυνσης προκειμένου να καταλήξει στο περιεχόμενο που τον ενδιαφέρει.
Κατά τη φάση του σχεδιασμού του τρόπου εμφάνισης και δόμησης λήφθηκαν σα δεδομένα τα παρακάτω:
• Η χρήση γίνεται και από άτομα τα οποία είναι ελάχιστα καταρτισμένα στις νέες τεχνολογίες.
• Οι χρήστες πιθανώς δε γνωρίζουν πως να αναζητήσουν την πληροφορία που θέλουν.
• Οι χρήστες πιθανώς δε γνωρίζουν την οργανωτική δομή της κεντρικής ή τοπικής διοίκησης που παράγει την πληροφορία.
• Ο όγκος της πληροφόρησης είναι πολύ μεγάλος και σύνθετος.

Σύμφωνα με τα παραπάνω αναπτύσσεται μια μεθοδολογία δόμησης και οργάνωσης της πληροφορίας η οποία να εξασφαλίζει κατ’ ελάχιστον τα παρακάτω:
• Πολλαπλούς τρόπους εύρεσης της πληροφορίας, π.χ. με βάση τον αρμόδιο Δημόσιο Οργανισμό ή Φορέα, με βάση τη θεματολογία (Αγροτικό θέμα, Συνταξιοδοτικό θέμα, κ.τ.λ.), με βάση τα Επεισόδια Ζωής (Life Events).
• Χρήση δενδρικών δομών, για δόμηση της πληροφορίας με βάση τη κατεύθυνση του Γενικού προς το Ειδικό. Θα αποφευχθούν οι «βαθιές» δενδρικές δομές πολλών επιπέδων γιατί καταλήγουν να προκαλούν σύγχυση στον χρήστη.
• Χρήση πολλών συσχετίσεων μεταξύ της καταχωρημένης πληροφορίας έτσι ώστε από τη μια πληροφορία να μπορεί να καταλήξει ο χρήστης σε μια άλλη ακολουθώντας μια εννοιολογική σχέση μέσα από links (π.χ. Πιστοποιητικά Γεννήσεως, Διαβατήρια, Βίζες, κ.τ.λ.)
Κατά την αποθήκευσή της η πληροφορία δομείται με κριτήρια που αφορούν το περιεχόμενο (κατηγορία εγγράφου και χαρακτηριστικές ιδιότητες) ενώ κατά την παρουσίασή της η πληροφορία δομείται με κριτήρια που αφορούν τη λογική της διασύνδεση με το υπόλοιπο περιεχόμενο.

Όλη η διοικητική πληροφορία (κείμενα, έντυπα κλπ) καταχωρείται στην Βάση Δεδομένων Διοικητικής Πληροφορίας (ΒΔΔΠ) (Oracle RDBMS), που αποτελεί το κεντρικό σύστημα από όπου αντλουν το περιεχόμενό τους τα άλλα υποέργα και τα συστήματα πιστοποιημένων φορέων του Δημοσίου μέσω web services.
Για τη βάση αυτή Δεδομένων Διοικητικής Πληροφορίας (ΒΔΔΠ) επιπλέον έχει αναπτυχθεί WSDL αρχείο (που ακολουθεί το πρότυπο e-GMS του e-GIF) ώστε να έχει την δυνατότητα υποστήριξης Υπηρεσιών Διαλειτουργικότητας (Web-Services).

3. Ψηφιοποίηση, επεξεργασία, μορφοποίηση υλικού

Για την ψηφιοποίηση, όπου απαιτείται, των διοικητικών πληροφοριών και εντύπων χρησιμοποιούνται τα εξής προϊόντα λογισμικού:
α. Προγράμματα Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (OCR), πού υποστηρίζουν πλήρως τους Ελληνικούς χαρακτήρες, όπως το Recognita plus και το Fine Reader
β. Ο κειμενογράφος word, το πρόγραμμα δημιουργίας λογιστικών φύλλων excel και το πρόγραμμα δημιουργίας βάσεων δεδομένων access από το ολοκληρωμένο πακέτο εφαρμογών γραφείου Microsoft Office.
γ. Το πρόγραμμα δημιουργίας, ανάγνωσης και διαχείρισης των εγγράφων τύπου pdf  Adobe Acrobat 5.0 CE, Adobe Acrobat 6.0 CE, Adobe Acrobat 7.0 CE και Adobe Acrobat Reader (Greek version).
δ. Το πρόγραμμα Photoshop της Adobe για την δημιουργία και επεξεργασία εικόνων (TIFF, BMP, JPEG, GIF κλπ),
ε. Τα προγράμματα Windows Movie Maker και Windows Media Encoding της Microsoft για την δημιουργία και επεξεργασία αρχείων ήχου και video.