Διαχείριση Συμβάσεων (Contract management)

Για τα στελέχη εφοδιασμού και προμηθειών οι συμβάσεις που συνάπτουν με προμηθευτές για λογαριασμό των εταιρειών σχετικά με την αγορά αγαθών και υπηρεσιών αποτελούν βασικό επαγγελματικό εργαλείο. Επί της ουσίας μια σύμβαση:

  • περιγράφει και διευθετεί τη σχέση μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών
  • θεωρείται αποτελεσματική, όταν καθορίζει με σαφήνεια και πληρότητα δικαιώματα, υποχρεώσεις, υπαιτιότητα, παραδοτέα και μηχανισμούς για τη μέτρηση της απόδοσης της κάθε πλευράς.

Κατά συνέπεια:

  • μια αποτελεσματική σύμβαση προνοεί και λειτουργεί προληπτικά για τα όλα τα δυνητικά προβλήματα με μηχανισμούς έγκαιρης προειδοποίησης των στελεχών και με επαρκή μέτρα αποκατάστασης των τυχόν συνεπειών,
  • αναδεικνύεται σε ένα σημαντικό εργαλείο άσκησης διοίκησης, το οποίο δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται μόνο ως έγγραφο που βρίθει από δυσνόητους νομικούς όρους και είναι χρήσιμο μόνον σε περίπτωση προβλημάτων.

Στην Ελλάδα αλλά και στην πλειονότητα των ευρωπαϊκών χωρών, το δίκαιο των συμβάσεων βασίζεται κατά κανόνα στο αστικό δίκαιο. Δεδομένου όμως ότι δεν υπάρχει ένα διεθνώς ενιαίο και ομογενοποιημένο νομικό σύστημα συμβάσεων, σε συμβάσεις μεταξύ μερών από διαφορετικές χώρες:

  • Μπορεί να εφαρμόζεται κατά περίπτωση είτε η Συνθήκη των Ηνωμένων Εθνών για τις διεθνείς πωλήσεις αγαθών είτε το δίκαιο της Ε.Ε. κ.α.
  • Σε κάθε πάντως περίπτωση, θα πρέπει να υπάρξει πρόνοια ώστε, τα συμβαλλόμενα μέρη να συμφωνήσουν ως προς το ποιας χώρας το εθνικό δίκαιο θα διέπει τη σύμβαση. Εάν δεν αποφασιστεί αυτό, ο κάθε συμβαλλόμενος μπορεί να υποθέσει ότι ισχύει η νομοθεσία της χώρας του. Στην περίπτωση διαφωνιών, τα αρμόδια δικαστήρια αποφασίζουν για την ισχύουσα νομοθεσία.

Κατ’ επέκτασιν, οι μεγάλοι Οργανισμοί ή οι Όμιλοι εταιρειών με μεγάλο όγκο Συμβάσεων προς Διαχείριση και μεγάλο πλήθος αντισυμβαλλομένων, αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν αυτή η Διαχείριση πραγματοποιείται με τον πατροπαράδοτο τρόπο.
Λόγω του πλήθους των συμβάσεων που έχουν συνάψει, τους είναι δύσκολο να έχουν εύκολα και γρήγορα τα στοιχεία που αφορούν στις υπό διαχείριση συμβάσεις, ώστε να έχουν άμεσα και γρήγορα την πληροφόρηση που επιθυμούν.

Η πρόταση της NOETRON AE συνίσταται στην ολοκληρωμένη Ηλεκτρονική Διαχείριση των Συμβάσεων ενός Οργανισμού (version 3.6) με προφανή οφέλη την πλήρη ηλεκτρονική καταγραφή και αξιοποίησή τους. Με αυτόν τον τρόπο ο Οργανισμός διαθέτει ολοκληρωμένη εικόνα για τις συμβάσεις που έχει συνάψει μέσα από την καταγραφή και αποτύπωση με έτοιμες στατιστικές αναλύσεις και αναφορές.
Τέλος, μεγάλη σημασία δόθηκε, στην ευχρηστία του συστήματος ως προς τον τελικό χρήστη, στην ταχύτατη απόκρισή του με τις δεδομένες δικτυακές υποδομές και στην διασφάλιση της αδιάλειπτης λειτουργίας του.

Διαχείριση Συμβάσεων

Η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί ως διαδικτυακή, χρησιμοποιώντας το interface του Windows Explorer (ή οποιουδήποτε άλλου γνωστού διαδικτυακού πλοηγού) και σύγχρονα εργαλεία σχεδιασμού και ανάπτυξης, που παρέχουν τη δυνατότητα για εύκολη εκμάθηση και γρήγορη λειτουργία. Κύριο πλεονέκτημα των εφαρμογών μας είναι η εύκολη προσαρμογή τους στις ιδιαιτερότητες του τρόπου δουλειάς κάθε πελάτη, αλλά και στις αλλαγές που μπορεί να προκύψουν μελλοντικά.
Υπάρχει πλήρης επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων της εφαρμογής με on-line ενημέρωση, για απεριόριστο αριθμό χρηστών και έχει πλήρη επικοινωνία με όλες τις περιφερειακές συσκευές.
Τα κύρια στοιχεία που χαρακτηρίζουν την εφαρμογή NOETRON – Διαχείριση Συμβάσεων είναι:

  • Ταχεία ανεύρεση πληροφοριών με τη χρήση εξελιγμένων εργαλείων πληροφορικής, παράλληλα με τη χρήση και ανάπτυξη εξειδικευμένου λογισμικού για τις ανάγκες και απαιτήσεις των χρηστών για πληροφόρηση.
  • Ευκολία χρήσης, η οποία επιτεύχθηκε με την υιοθέτηση των πιο σύγχρονων μεθόδων αναζήτησης και παρουσίασης των πληροφοριών.
  • Ποιότητα και πληρότητα πληροφόρησης στο μέγιστο δυνατό βαθμό, που επιτυγχάνεται με τη πολλαπλή και εξειδικευμένη επεξεργασία των πληροφοριών.

Διαχείριση Συμβάσεων (βασικός κορμός)
Ύστερα από προσεκτική μελέτη του τρόπου λειτουργίας των Οργανισμών και Υπηρεσιών που κατέχουν και διαχειρίζονται μεγάλο πλήθος συμβάσεων, αναπτύξαμε την εφαρμογή NOETRON – Διαχείριση Συμβάσεων που βελτιώνει σημαντικά τον τρόπο οργάνωσής τους.
Η εφαρμογή NOETRON – Διαχείριση Συμβάσεων περιλαμβάνει τις παρακάτω βασικές ενότητες:

  • Διαχείριση Συμβάσεων
  • Διαχείριση Ροής Εργασιών
  • Διαχείριση Χρηστών και Ομάδων Χρηστών
  • Διαχείριση Λειτουργιών
  • Διαχείριση Αναφορών – Στατιστικές
  • Διαχείριση παραμέτρων – Βοηθητικές εργασίες

Στον ανωτέρω βασικό κορμό, δύνανται να προστεθούν επιπλέον, αυξάνοντας κατακόρυφα την λειτουργικότητα αλλά και την πληροφόρηση, τα εξής πρόσθετα υποσυστήματα (modules):

Διαχείριση Συμβάσεων

  • Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές – Μηχανογραφικά συστήματα
  • Διαχείριση και Πρωτοκόλληση Αλληλογραφίας για τη Διεύθυνση Συμβάσεων
  • Διαχείριση Προμηθειών – Διαδικασίες έγκρισης
  • Διαχείριση Αλλαγών (Change Management)

 

Διαχείριση Συμβάσεων (πρόσθετα υποσυστήματα)

  • Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές – Μηχανογραφικά συστήματα
  • Διαχείριση και Πρωτοκόλληση αλληλογραφίας για τη Διεύθυνση Συμβάσεων
  • Διαχείριση Προμηθειών – Διαδικασίες έγκρισης
  • Διαχείριση Αλλαγών (Change management)