Διαχείριση Προμηθειών (Procurement Management)

Στο σημερινό αβέβαιο οικονομικό σκηνικό η κερδοφορία της επιχείρησης έχει αναχθεί σε καθημερινή αγωνία. Η πίεση που δέχονται οι διευθύνοντες στις επιχειρήσεις έρχεται από πολλαπλές πλευρές: μετόχους, χρηματιστές, σχολιαστές, αλλά και πελάτες και συνεργάτες. Για να εξασφαλίσουν τους στόχους κερδοφορίας, τα στελέχη προβαίνουν σε ενέργειες και επενδύσεις.
Οι επενδύσεις συνήθως αφορούν την αναβάθμιση της οργάνωσης, με την εισαγωγή νέων συστημάτων και νέων τεχνολογιών.

Όμως υπάρχει μια τεράστια περιοχή από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν να πετύχουν σημαντικές οικονομίες, που μέχρι τώρα δεν έχει προσεχθεί συστηματικά: πρόκειται για τη διαχείριση Προμηθειών. Για να συνειδητοποιήσουμε το μέγεθος της ευκαιρίας, αρκεί να κάνουμε την απλή πιο κάτω σκέψη: στις πλείστες βιομηχανικές επιχειρήσεις, η μεγαλύτερη δαπάνη, που φτάνει μέχρι και το 50% των εσόδων, αφορά την προμήθεια υλικών, προϊόντων και υπηρεσιών. Το δε κόστος άμεσων υλικών, υλικών δηλαδή που εντάσσονται στην παραγωγική διαδικασία, μπορεί να φτάνει μέχρι και το 70% της αξίας πωληθέντων (cost of goods sold).
Αναλογισθείτε την επίδραση στην κερδοφορία της επιχείρησης από μία μείωση στα έξοδα προμηθειών. Όσο οι τιμές των πωλουμένων προϊόντων δέχονται πιέσεις, όσο οι διαφορές μεταξύ ανταγωνιστικών προϊόντων μικραίνουν ή γίνονται λιγότερο προφανείς, τόσο περισσότερο θα στρέφονται οι επιχειρήσεις σε νέα συστήματα, που θα τους επιτρέψουν να περιορίσουν τα έξοδά τους, χωρίς φυσικά να θίγεται η καινοτομία ή η παραγωγική ικανότητά τους.
Με τον όρο διαχείριση Προμηθειών, ορίζουμε τους τομείς δράσης που αφορούν τον εντοπισμό, την αξιολόγηση, τη διαπραγμάτευση, τη διασύνδεση και συναλλαγή με προμηθεύτριες επιχειρήσεις υλικών, προϊόντων και υπηρεσιών. Τα προμηθευόμενα είδη μπορεί να είναι άμεσα, δηλαδή προϊόντα και υλικά που εμπλέκονται στην παραγωγική διαδικασία, ή έμμεσα, που δεν εντάσσονται στην παραγωγή, όπως για παράδειγμα προμήθειες για τη λειτουργία ενός γραφείου.

Συνεπώς, η σωστή και ολοκληρωμένη διαχείριση των προμηθειών ενός Οργανισμού αποτελεί αντικειμενικό στόχο εξέχουσας σημασίας για τη λειτουργία του. Στο πλαίσιο επίτευξης του παραπάνω στόχου, πρέπει να γίνονται σαφείς οι λειτουργίες και οι δραστηριότητες του τμήματος προμηθειών μιας επιχείρησης και επιπλέον, να αναγνωρίζεται η στρατηγική σημασία των προμηθειών ως παράγοντας που συντελεί στην κερδοφορία της επιχείρησης.
Τον παραπάνω στόχο διασφαλίζουν πρακτικές ενέργειες που πρέπει να κάνει η επιχείρηση καθώς και η ύπαρξη ενός συστήματος που όχι μόνο διασφαλίζει την άμεση πληροφόρηση και ενημέρωση των εμπλεκόμενων με τις προμήθειες αλλά και επιταχύνει τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων.

Για τα στελέχη εφοδιασμού και προμηθειών οι διαπραγματεύσεις και οι συμφωνίες που συνάπτουν με προμηθευτές για λογαριασμό των εταιρειών σχετικά με την αγορά αγαθών και υπηρεσιών αποτελούν βασικό επαγγελματικό εργαλείο. Επί της ουσίας η σωστή διαχείριση προμηθειών:

  • παρακολουθεί και διαχειρίζεται τους εν δυνάμει προμηθευτές
  • παρακολουθεί τις προσφορές εναλλακτικών προμηθευτών για τα είδη ή τις υπηρεσίες
  • διαχειρίζεται τις εντολές προμήθειας από τη δημιουργία τους μέχρι την έγκρισή τους αλλά και την εισαγωγή τους στην αποθήκη
  • διαθέτει ιστορικό για όλες τις προμήθειες των ειδών ή υπηρεσιών που έχει προμηθευτεί η επιχείρηση

Κατά συνέπεια:

  • μια αποτελεσματική διαχείριση προμηθειών προνοεί και λειτουργεί προληπτικά για τα όλα τα δυνητικά προβλήματα με μηχανισμούς έγκαιρης προειδοποίησης των στελεχών και με επαρκή μέτρα αποκατάστασης των τυχόν συνεπειών,
  • αναδεικνύεται σε ένα σημαντικό εργαλείο άσκησης διοίκησης, το οποίο δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται μόνο ως μια διαδικασία αγοράς και ως εκ τούτου ως αναγκαίο κακό

Η πρόταση της NOETRON AE συνίσταται στην ολοκληρωμένη Ηλεκτρονική Διαχείριση των Προμηθειών και Προμηθευτών ενός Οργανισμού (version 4.1) με προφανή οφέλη την πλήρη ηλεκτρονική καταγραφή και αξιοποίησή τους. Με αυτόν τον τρόπο ο Οργανισμός διαθέτει ολοκληρωμένη εικόνα για τις προμήθειες που πραγματοποιεί μέσα από την καταγραφή και αποτύπωση με έτοιμες στατιστικές αναλύσεις και αναφορές.

Διαχείριση Προμηθειών

Διαχείριση Προμηθειών (βασικός κορμός)
Ύστερα από προσεκτική μελέτη του τρόπου λειτουργίας των Οργανισμών και Υπηρεσιών που κατέχουν και διαχειρίζονται μεγάλο πλήθος εντολών προμήθειας, αναπτύξαμε την εφαρμογή NOETRON – Διαχείριση Προμηθειών που βελτιώνει σημαντικά τον τρόπο οργάνωσής τους.

Η εφαρμογή NOETRON – Διαχείριση Προμηθειών περιλαμβάνει τις παρακάτω βασικές ενότητες:

  • Διαχείριση Προμηθειών
  • Διαχείριση Προμηθευτών
  • Διαχείριση Ροής Εργασιών
  • Διαχείριση Χρηστών και Ομάδων Χρηστών
  • Διαχείριση Λειτουργιών
  • Διαχείριση Αναφορών – Στατιστικές
  • Διαχείριση παραμέτρων – Βοηθητικές εργασίες

Στον ανωτέρω βασικό κορμό, δύνανται να προστεθούν επιπλέον, αυξάνοντας κατακόρυφα την λειτουργικότητα αλλά και την πληροφόρηση, τα εξής πρόσθετα υποσυστήματα (modules):

  • Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές – Μηχανογραφικά συστήματα
  • Διαχείριση και Πρωτοκόλληση Αλληλογραφίας για τη Διεύθυνση Προμηθειών
  • Διαχείριση Συμβάσεων – Διαδικασίες έγκρισης
  • Διαχείριση Αλλαγών (Change Management)

Διαχείριση Προμηθειών (κατά παραγγελίαν δυνατότητες)
Πέρα από τα όρια της παραμετροποίησης της εφαρμογής και με στόχο την όσο το δυνατόν μεγιστοποίηση της κάλυψης των αναγκών ενός πελάτη, η εταιρεία Noetron AE είναι σε θέση να προσφέρει εξατομικευμένες υπηρεσίες ανάπτυξης στο πλαίσιο του παρόντος έργου.
Ειδικοί επιστήμονες αναλυτές-προγραμματιστές θα καταγράψουν τις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησής σας, θα αναπτύξουν και θα ολοκληρώσουν την βέλτιστη λύση, αλλά ταυτόχρονα θα τηρήσουν όλες τις αρχικές και συμφωνημένες προδιαγραφές ποιότητας και ασφάλειας.
Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνετε την απόλυτη προσαρμογή της λύσης στις ιδιαίτερες και εξατομικευμένες ανάγκες της επιχείρησης σας.
Επιπλέον η μεθοδολογία καταγραφής αναγκών, ανάπτυξης, δοκιμής και εγκατάστασης της εφαρμογής η οποία θα περιγραφεί από την εταιρεία μας κατά την εκπόνηση της Μελέτης Εφαρμογής παρέχει την βεβαιότητα ότι το έργο θα παραδοθεί στον συμφωνημένο χρόνο, με την συμφωνημένη ποιότητα παραδοτέων και στην συμφωνημένη τιμή.

Διαχείριση Προμηθειών